Gestaltung von Geschäftspapieren
Von Mandy Höffmann, Kommunikationswirtin
futura Werbeagentur, Oldenburg (www.futurawerbeagentur.de)
Ihre Geschäftsdrucksachen sind die Werbeträger für den täglichen Gebrauch. Gerade deshalb ist es wichtig, sie in das Corporate Design (einheitliches Erscheinungsbild) des Unternehmens einzubinden. Auch Briefe, Rechnungen und Visitenkarten werden als Untenehmensdarstellung wahrgenommen, hinterlassen eine Wirkung. Als Grundlage der optischen Gestaltung dient natürlich das Firmenlogo (s. Marketing-Tipp Nr. 9). Es sollte möglichst an prominenter Position auf dem Briefbogen und der Visitenkarte stehen.
Der genormte DIN A 4-Briefbogen ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt. So muss natürlich das Anschriftenfeld und die Falzmarke bei der Gestaltung berücksichtigt werden, ebenso die Pflichtangaben für Kaufleute wie Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelregisternummer, Geschäftsführer etc.. Die individuellen Kontaktdaten des Unternehmens müssen ebenfalls gut lesbar an geeigneter Position gedruckt werden, da sie die wichtigste Funktion für die Kommunikation erfüllen. Sie merken schon – das richtige Maß für die Pflichtangaben mit der optimalen Gestaltung zu verbinden, endet oftmals im Spagat. Ein guter Grafiker findet interessante Möglichkeiten, das Briefpapier professionell zu gestalten und dabei trotzdem funktional zu halten.
Wenn es sich nicht vermeiden lässt, viel Text unterzubringen, ist es z.B. eine gute Lösung, die Schrift dezent erscheinen zu lassen. Fettgedruckte schwarze große Buchstaben erschlagen den Betrachter und richten ein optisches Chaos an. Kleiner gesetzte, in zurückhaltendem grau gedruckte Texte dagegen treten optisch in den Hintergrund, erfüllen aber ihre Funktion zu 100 Prozent. Neben den Pflichtfeldern bietet ein DIN A 4 Briefbogen aber auch Raum für Gestaltung, z.B. die Außenränder, die nicht beschrieben werden, aber dem Geschäftspapier durch farbige Akzente und Flächen einen individuellen Charakter geben können. Auch hier gilt: Weniger ist oftmals mehr: So kann z.B. schon ein kleines farbiges Quadrat am rechten Außenrand schnell zum Erkennungszeichen Ihrer Korrespondenz werden. Gerne wird auch der große Freiraum für den eigentlichen Briefverkehr als Gestaltungsfläche genutzt; ähnlich wie ein Wasserzeichen kann hier zum Beispiel das Logo des Unternehmens in abgesofteter Form platziert werden, oder ein Hintergrundbild des Firmengebäudes.
Den kreativen Ideen sind keine Grenzen gesetzt, wichtig ist nur, das der geschriebene Text gut lesbar bleibt. Eine weitere Möglichkeit, sich von anderen Geschäftsdrucksachen abzuheben, ist die Papierwahl. Warum immer nur rein weißes, 80 g Schreibmaschinenpapier? Schauen Sie sich in Ihrer Agentur oder Druckerei doch mal aktuelle Papiermuster an. Sie werden überrascht sein, was für tolle Möglichkeiten es gibt! Allein schon eine etwas voluminösere Haptik wird dem Briefempfänger positiv auffallen. Strukturierte Papiere, z.B. gerilltes mattes Papier in Naturtönen vermittelt einen edlen Eindruck, schlichtes satiniertes Papier lässt auf einen modebewussten Absender mit Stil schließen. So genannte Umweltpapiere vermitteln durch graue Optik und raue Oberfläche, dass es sich bei dem Unternehmen um eine engagiertes, kosten- und umweltbewusstes Unternehmen handelt. (Die natürlich nicht ganz ernst gemeinte Anmerkung eines Kunden: “Es muss nach Umwelt aussehen, kann ruhig giftig sein…” bringt die Wirkung augenzwinkernd auf den Punkt).